Antwoord:

Wat is uw nummer?
Quel est votre numéro?
Was ist Ihre Nummer, bitte?
What is your number, please?
 
Ik kan u niet goed verstaan.
Je ne vous entends pas bien.
Ich verstehe Sie nicht gut.
I cannot understand you very well.
 
Wilt u even spellen?
Voulez-vous épeler, s’il vous plaît?
Wolle Sie bitte buchstabieren?
Would you spell please?
 
Wilt u een beetje duidelijker spreken aub?
Voulez-vous parler un peu plus distinctement svp?
Wollen Sie bitte etwas deutlicher sprechen?
Would you speak more distinctly please?
 
U spreekt te vlug, wilt u langzamer spreken?
Vous parlez trop vite, voulez-vous parler plus lentement svp?
Sie sprechen zu schnell, wollen Sie etwas langsamer sprechen?
You are speaking too fast, would  you speak more slowly, please?
 
Nu versta ik u goed.
Maintenant, je vous entends bien.
Jetzt verstehe ich Sie gut.
Now I can understand you.
 
Met wie wilt u spreken?
A qui voulez-vous parler?
Mit wem wollen Sie sprechen?
To whom do you want to speak?
 
Wat is de naam en het adres?
Quels sont le nom et l’adresse?
Wie ist der Name und die Anschrift?
What are the name and address, please?
 
Het nummer is in gesprek.
Le numéro est occupé.
Die Nummer is besetzt.
The number is engaged.
 
Neemt u mij niet kwalijk, ik heb me vergist.
Excusez-moi, je me suis trompé.
Entschuldigung bitte, ich habe mich geirrt.
I’m sorry, I made a mistake.
 
Ik begrijp u niet.
Je ne vous comprends pas.
Ich verstehe Sie nicht.
I don’t understand you.
 
Het nummer geeft geen gehoor.
Le numéro ne répond pas.
Die nummer gibt keine Antwort.
The number does not reply.
 
Ik heb een verkeerd nummer.
J’ai un faux numéro.
Ich habe eine falsche Nummer.
I have got the wrong number.
 
Wilt u mij nog ‘ns doorverbinden?
Donnez-moi la communication encore une fois svp?
Wollen Sie mich bitte nochmal weiterverbinden?
Can you put me through once more, please?
 
Wilt u de naam herhalen?
Voulez-vous répéter le nom svp?
Bitte, wiederholen Sie den Namen?
Please repeat the name?

Antwoord:

Tegenwoordig verloopt een groot deel van de communicatie via e-mail. Toch is er nog altijd een belangrijke rol weggelegd voor het telefoonverkeer. Heel wat bedrijven onderhouden dan ook hun contacten met klanten en leveranciers via de telefoon. Maar hoe beantwoord je nu eigenlijk een oproep en hoe voer je een gesprek?

• Wanneer je iemand aan de telefoon hebt, kijk dan niet naar je computer, je bureau en leg je werk even opzij.
• Houd altijd pen en papier bij de hand, probeer meteen de naam van de beller op te schrijven.
• Neem de telefoon het liefst binnen 2 of 3 keer rinkelen op, tenzij er iemand lijfelijk op bezoek is, dan krijgt deze persoon voorrang op de beller.
• Glimlach altijd wanneer je de telefoon opneemt of iemand belt, mensen merken dit echt aan de andere kant van de telefoon.
• Pas je stem aan qua volume en snelheid.
• Neem de telefoon altijd netjes op door te begroeten, de bedrijfsnaam te noemen en je eigen naam.
• Gebruik zo nu en dan de naam van de beller. (Bijv. Prima, meneer Jansen etc.)
• Richt je volledige aandacht op de beller.
• Wanneer er een probleem is, laat dan je empathie en verontschuldiging blijken.
• Wanneer je het gesprek beëindigt wees er dan zeker van welke informatie je moet doorgeven en geef dit ook onmiddellijk door aan de desbetreffende persoon.

Antwoord:

Management assistants kunnen in heel wat verschillende bedrijven aan de slag. Ieder bedrijf met een directie, manager of managementteam heeft namelijk een management assistant nodig. Dit kunnen zowel kleine als grote bedrijven en instellingen zijn.

Secretaresses zijn van groot belang binnen een onderneming. Je hebt als secretaresse een ondersteunende rol en neemt het secretariaatswerk voor je rekening. Dit zijn vooral administratieve taken. Zo organiseer je het werk van je baas of van een hele afdeling, hou je de agenda bij, typ je brieven en verslagen uit, beantwoord je de telefoon en organiseer je vergaderingen, bijeenkomsten en congressen.

Je staat ook in voor het office management. Je zorgt voor de aankoop en het beheer van het kantoormateriaal. Je volgt de stock goed op en bestelt tijdig bij zodat het kantoor of de afdeling niet zonder kantoorbenodigdheden valt.

Als management assistant werk je nauw samen met je baas. Je krijgt vaak vertrouwelijke informatie en moet daarmee discreet kunnen omgaan. In je job heb je veel autonomie en draag je een grote verantwoordelijkheid. Je werkt meestal op kantoor en je hebt regelmatige uren. Soms moet je op verplaatsing om congressen of vergaderingen voor te bereiden.

Voor secretaresses of management assistants zijn er geen strikte diplomavereisten. De meesten hebben wel een opleiding achter de rug, ofwel secundair onderwijs, ofwel een bacheloropleiding Office Management.

Welke taken heeft een secretaresse?

• Afspraken regelen
• Vergaderingen voorbereiden en notuleren
• De zakelijke correspondentie verzorgen
• Zorgen voor een archief
• Contacteren van klanten
• Organiseren van bijeenkomsten, congressen e.d.

Over welke competenties beschikt een goede secretaresse?

• Zelfstandig
• Flexibel
• Discreet
• Organisatietalent
• Zin voor verantwoordelijkheid